办公用品如何入账，开具发票应注意的事项

公司经常会购买办公用品，小到签字笔，纸张，大到打印机，电脑，金额也从几块钱到上万元不等，一股脑地把这些办公用品都计入“管理费用”合规吗？如果企业购买一批电脑，数额挺大，全部当期计入管理费用，利润会不会很难看呢？

在实务中，这种一刀切的办法肯定是行不通的，我们通常会根据用途和预估使用期限将办公用品分为固定资产和低值易耗品。

使用寿命超过1年，主要用途为生产经营所需，提供劳务所需，或为经营管理所需的一般情况计入固定资产；而使用寿命低于1年，单个价值在10-2000元的，计入低值易耗品，低值易耗品是计在“周转材料”科目下。

因为在会计准则中，并没有规定固定资产的价值范围，所以实务中，特别是办公用品，感觉到很难和“低值易耗品”区分。所以建议大家不要仅通过价格来区分，尽量通过使用期限来区分，“低值易耗品”最明显的特点就是容易损耗。比如签字笔，纸张很容易被消耗，那就是低值易耗品，电脑，扫描仪，打印机一年以后还能够用，就划分到“固定资产”。

如何做账呢？

1、对于单价比较小的低值易耗品（笔，纸张，文件夹等），直接计入管理费用。

借：管理费用——办公用品

贷：银行存款
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2、购买的办公用品数额较大，但是不超过2000且使用周期不足一年的办公用品（比如饮水机，台灯等），先计入“周转材料——低值易耗品”科目，随后平均到几个月或则一次性摊销计入管理费用。

购买时：

借：低值易耗品

摊销时：

借：管理费用

贷：低值易耗品

3、价值比较大，使用周期超过1年的计入“固定资产”，随后根据其预计的使用年限，以及净残值每月计提折旧。

借：固定资产

贷：银行存款/库存现金

计提折旧：

贷：累计折旧

发票问题

企业购买的办公用品，是可以凭票抵扣进项税额的，而且可以税前扣除（固定资产是通过折旧进行税前扣除），但是需要注意以下几个问题：

1、 购买办公用品开具的发票，应该列出实际购买的物品和实际金额，如果数量较多，则需要开具增值税准用发票清单并加盖发票专用章。

2、 不得将办公用品意外的支出列入办公用品

比如给员工宿舍配备的电脑，饮水机，餐桌等不得计入办公用品，这些属于集体福利的范畴，福利费所得税前扣除是有限额规定的，超过工资薪金总额的14%不得税前扣除，企业一定不要动歪心思。

3、 如果是员工个人先垫付回公司再报销，一定注意金额，小于1000元的，开具公司抬头的发票回公司报销一般没什么问题，但是金额比较大的，不建议员工自己掏钱垫付，可以通知财务，让财务转账付款，否则可能回被税局怀疑偷逃个税。

企业采购办公用品是比较常见的支出，但是会计处理不恰当，支出不合理，税务处理不规范，也很容易引起税务机关的注意，特别是把非办公用品支出划入办公用品以达到少缴税款的目的，风险特别高，属于偷税漏税行为。