excel制表技巧：规范的数据源，对后期分析有多重要

小王是某商业连锁公司数据部门的新人。部门主要职责就是负责10家分店的销售分析，制作常用的数据报告。

小王自认为Excel掌握得很不错，日常工作应该都能应付得了。

这一天经理让他把本地区的门店销售数据按照季度和品类整理出来，并做一些分析。这是小王入职以来接到的第一项比较重要的任务，自然满心欢喜，想要好好地表现一番。

用了不到半小时，小王就把数据弄好了，还做了一番精心的处理，就等着经理看到数据之后能对自己有所赞扬。

谁知道结果出人意料！

经理看到小王交来的报表，先是皱起眉头，然后说了句：“你做的这是啥玩意，会做表吗？”

小王完全没想到是这样的结果，有点委屈的小声回应：“这是你要的季度销售数据啊……”

经理说：“是吗，你来给我讲讲你做的这数据是什么意思？”

我想大家一定也很好奇，小王精心制作的到底是一份什么样的数据呢，一起来看看吧。

为了大家能看清，这里再把表格分成3个单独发一次。

再来回顾一下经理的要求：将本地区的门店销售数据按照季度和品类整理出来。

这句话里有三个要点：门店、季度、品类。

你认为小王做的这个数据符合要求吗？

小王向经理解释了一下表中的细节。每个季度的销售数据是按合计升序排序的，也就是说，从上往下看，门店销售合计，最低的在上方，最高的在下方；从右往左看，品类销售合计，最低的在左边，最高的的在右边，三个季度都如此。

经理听了小王的解释，有点哭笑不得，夸也不是，骂也不是……

知道经理为什么对这个数据如此不满意吗？

下面老菜鸟就给大家说说经理需要的到底是什么，而小王的问题又在哪里。

当我们制作数据时，明白这个数据给谁看，要做什么至关重要！

经理的要求里有这样几个字“要做一些分析”。

也就是说，需要的是一个数据源！

如果以呈现结果来说，小王做的没毛病，但如果以数据源来说，这个报表真的太坑了，到底有多坑人，咱们简单举几个例子。

问题1：前三季度销售合计最高的是哪个店？

结果是看不出来，还得再求和后才能知道。

问题2：前三季度哪个品类销售得最好？

结果还是看不出来，要求和后才能知道。

问题3：门店1销售最高的是第几季度的什么品类？

这个当前倒是可以看出来，2季度的小家电类最高。

但是，如果每个店都这么问一下，估计眼会看花。

问题4：生鲜类销售最高的是第几季度的哪个店？

结果同问题3，眼睛会看花。

问题5：根据季度、门店、品类三个条件及时查到对应的销售额，例如2季度3店小家电的销售额，当然三个条件是可以任意组合的。

结果同问题3，眼睛会看花，没效率。

类似这样的问题很多，更别说还需要根据品类这个维度做出一些分析图表了。考虑到后续可能出现的分析需求，这个报表作为数据源来说真的是太坑了，完全没法用。

那么什么样的数据源才是好用的数据源呢？

一维表优于二维表，二维表优于三维表。

就本例来说，可以算是一个三维表了。

首先每张季度表都是下面这样的二维表。

季度表中的每个销售数据有两个前缀属性：门店、品类。譬如上表数据“1183”，它指的是5分店、日化类的销售金额。这两个前缀属性并没有都与数据1183在同一行（可以理解为X轴），而是一个（5分店）在X轴，一个（日化类）在Y轴。这种数据的属性分别在两个维度上表达的表就是二维表。

然后，小王做的表，销售数据还根据时间维度分成了3张表，也就是销售数据存在于多个区域中，这就是三维表了。

小王做的数据在三维表的基础上还加了一个坑，他进行了筛选排序，打乱了表格的结构，每个季度中表头顺序不一致。他只是考虑排序后查看方便，却忽略了数据源要求结构一致的问题。

一季度的表头

二季度的表头

那么一维表该是什么样的呢？学习更多技巧，请收藏关注部落窝教育excel图文教程。

如果不考虑时间，季度，它是这样的：

销售数字“1183”与它的两个属性“5分店”“日化类”显示在同一行（X轴）上。

如果加上时间，它是这样的：

销售数字“1183”与它的三个属性“1季度”“5分店”“日化类”显示在同一行（X轴）上。

这样的表虽然看上去很不直观，但是用它来回答之前1、2、3、4、5问题的话，就非常容易且高效。

在规范的一维表上解决问题1

在规范的一维表上解决问题2

在规范的一维表上解决问题3

在规范的一维表上解决问题4

在规范的一维表上解决问题5

小王在听了经理的解释和演示后，终于明白自己从一开始就跑偏了，不知道看教程的你是否也有一些收获呢？

在Exce中有三张表（三表理论），其中数据源表是最重要的。规范的数据源就是一维表。

好了，今天就聊这么多，赶快看看你自己的数据源还有多少是不规范的吧。