支付备用金的会计分录

企业为满足内部用款单位或则个人零星开支的使用，一般会有拨付备用金的制度。比如拨付给企业内部员工作为差旅费、拨付给采购人员做零星采购费用等。备用金一般数额比较小，根据估计需用数领取，使用之后凭借相关报销凭证进行报销，多退少补。那么，企业在管理备用金时，涉及的分录有哪些呢？

实务中，企业对备用金的管理一般有两种模式，定额备用金和非定额备用金。定额备用金是指经过批准的部门可以根据事先核定的一个比较科学的备用金定额来领取使用备用金，用款部门按照规定的开支范围使用备用金之后，凭借有关支出凭证申请报销，财务部门直接拨付已使用的备用金数额，使得用款部门的备用金维持在定额水平。此种管理方式下，领取备用金时，直接计入“其他应收款——备用金”科目，实际使用时，无需再通过“备用金”核算，而是直接计入相关成本费用。

相关分录：

领取备用金时：借：其他应收款——备用金 贷：银行存款/库存现金

使用备用金时：借：管理费用等成本费用类科目 贷：银行存款/库存现金

期末收回备用金：借：银行存款/库存现金 贷：其他应收款——备用金

非定额备用金是指用款部门或员工按照预计使用数额向财务部门申请备用金，比如员工出差，申请差旅费备用金，领取时计入“其他有收款——备用金——XX人员或部门”，实际使用备用金时，冲减“其他有收款——备用金——XX人员或部门”，记入相关费用类科目；凭借相关凭证进行报销，多退少补，报销之后该部门或人员名下备用金无余额。相关分录如下：

领取备用金时：借：其他应收款——备用金 贷：银行存款或库存现金

实际使用时：借：销售费用等费用类科目 贷：其他应收款——备用金

期末收回备用金：借：银行存款/存库现金 贷：其他应收款——备用金 （或借贷相反，领取数额和实际使用数额的差额）

实务中，部门或员工领取未使用的备用金在期末一般是要收回，即一般情况下，备用金期末无余额，次年再领取。

实务中经常出现老板支取备用金，但是又长期没有报销凭证，此时长期挂在备用金名下就不合规，应当视为借款，期末如果没有归还，将面临视同分红缴纳个税的风险。所以实务中，应注意不要滥用备用金核算，而且使用备用金后定要取得相关凭证，比如员工出差的火车票，飞机票，住宿费发票等有效的报销凭证。